Kartika Ratna Sari ♫ : November 2014

Surat Menyurat

Sebelum kita tau apa itu surat menyurat ada baiknya kita tau apa itu Surat ?

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

Jadi, Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:

Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

Ciri-ciri bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri yaitu Jelas isinya, Lugas, Menarik, dan Sopan. Untuk lebih lebgkapnya, lihat pembahasan berikut ini :

1. Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus menjelaskan siapa yang membuat surat itu dan untuk siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

2. Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapkan pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut :

Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan.
Menghilangkan bahasa yang bertele-tele atau lebih kepada to the point.
Menambah unsur penjelas yang hilang.
Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga.
menempatkan tanda baca yang benar dan tepat.

3. Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang dan tidak menggunakan kata-kata makian atau yang dapat menyinggung persaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicaranya.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai dengan kaidah bahasa yang umumnya dipakai dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan atau lebay serta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

Jenis-Jenis Surat

# Secara Umum

Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.

Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.

Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

Contohnya :

Sumber

Sumber

# Secara Pengelompokannya

A. Berdasarkan Wujud Surat

Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.

Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.

Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

B. Berdasarkan Pembuatan Surat

Surat Pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.

Surat Resmi

Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

C. Berdasarkan Pesan Surat

Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.

Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.

Surat Dinas

Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

Surat Pengantar

Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

Surat Rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

Surat Konfidensial

Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

Memorandum/ Memo

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

G. Berdasarkan Penyelesaian Surat

Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

H. Berdasarkan Pengertian Umum

Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.

Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

Contohnya :

Sumber

Sumber

Dan masih banyak lagi contoh surat lainnya ...

Cara membuat surat .

Surat Resmi/Formal

Ada beberapa syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan ketentuan tersebut adalah sebagai berikut:

Menetapkan lebih dahulu maksud surat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang kita ingin tulis.
Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
Merumuskan pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
Menggunakan kalimat efektif.

Sederhana : bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-kata yanb biasa dan lazim.
Ringkas : tegas dan mudah dipahami.
Jelas : tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
Sopan : menggunakan kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
Menarik : membangkitkan perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya bahasa.

Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa lagi singkaan yang tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
Memperhatikan dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
Memperhatikan dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
Penulisan atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
Memperhatikan ukuran, jenis dan warna kertas.

Ukuran : Kwarto (21x29 cm)
Jenis : HVS untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.
Warna : Putih (hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag) untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.

Isi surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
Menggunakan bahasa baku.

Untuk Membuat surat resmi tersebut kita harus tau bagian-bagian suratnya terlebih dahulu . Berikut ini bagian-bagian surat :

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990

3. Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013

4. Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5. Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

6. Alamat Dalam

Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.

Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255

7. Salam Pembuka

Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.

8. Isi Surat

Pembuka

Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

Penutup

Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11. Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Contohnya :

1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung

Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.

Surat Pribadi

Bagian pertama, di bagian pojok kanan ada tulisan: “Depok, 18 oktober 2011”. Bagian ini disebut tempat dan tanggal surat.
Bagian kedua: “Yang tersayang Syabita tersayang Jalan Mawar merah No.1001”. Bagian ini disebut alamat surat.
Bagian ketiga: “Dear Syabita”. Bagian itu disebut salam pembuka.
Bagian keempat: “Hai Syabita cantik, sedang apa? Kamu sehat ‘kan?Aku di Jogja juga sehat! Bita, sudah lama kita tidak bertemu. Aku kangen sekali”. Bagian ini disebut pembuka surat.
Bagian kelima: “Satu bulan yang lalu aku punya pengalaman memalukan. Aku dihukum oleh kepala sekolah karena melanggar tata tertib sekolah. Waktu itu hari Senin. Seperti biasa selalu diadakan upacara bendera si sekolah. Waktu itu aku agak malas mengikuti upacara sehingga aku membolos. Aku bersembunyi di kantin sekolah. Ketika upacara sedang berlangsung, akumakan-makan di kantin. Kemudian, ada pak guru yang berkeliling memeriksa. Aku jadi ketahuan membolos. Aku dipanggil oleh kepala sekolah. Aku mendapat hukuman membersihkan kamar kecil di sekolah. Aku benar-benar menyesali perbuatanku. Sejak saat itu aku selalu rajinmengikuti upacara bendera. Aku juga selalumematuhi tata tertib sekolah yang lainnya. Kamu harus mematuhi tata tertib di sekolahmu ya, bita . Jangan sampai terkena hukuman seperti aku. Rasanya tidak enak. Malu juga sama temanteman”. Bagian ini disebut inti surat.
Bagian keenam: “bita, mudah-mudahan pengalaman burukku tidak kamu alami. Sudah dulu ya, bita. Lain kali kita sambung lagi”. Bagian ini disebut penutup surat.
Bagian ketujuh: “Sahabatmu”. Bagian ini disebut salam penutup.
Bagian kedelapan: “Kartika Ratna”. Bagian ini disebut nama terang/jelas.